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華與華財務室的秘密 | 分享
08 / 30 / 2019 - 公司新聞, 新聞

今天,小編要來帶大家參觀下華與華的財務室,帶你進入華與華財務室去了解一下華與華財務室的秘密——“如何在10秒中找到需要的單據、合同等物品”

 

俗話說“羅馬不是一天建成的”,打造這樣一個高效的辦公環境,也不是一蹴而就的,華與華財務室能在10秒內找到需要的各種合同、單據,它也經歷了早期的初級階段、中級階段才有如今的面貌。

 

▲2015年華與華財務室

 

▲2019年華與華財務室

 

能打造出這樣高效的辦公室,不僅僅是因為辦公室變大、光線變明亮了,最重要的原因是我們學習并運用了TPS管理方式,將5S、業務流程可視化、看板管理以及晨會等運用到日常工作中。

 

在改善財務室辦公環境的時候,我們圍繞著服務于最終目的:讓每個來到財務室的人都能快速,清晰找到他所需要的物品,而且要保證財務室的物品既不短缺又不讓物品過量。

 

華與華方法說:“藥不能停,藥不能換”。華與華在TPS上持續投入,財務室憑借著自身資源稟賦,我們才打造出今天的辦公環境。

 

在改善辦公環境的時候,我們把5S和華與華的三現主義(現場,現物,現實)相結合。

 

現場就是地圖,我們要用鷹的眼睛,去俯瞰全局。用在我們辦公室環境中,就是對辦公空間進行合理規劃。通過物品種類、物品功能來進行劃分區域,只有在事前充分思考,搞清楚每個功能區應該怎么布置,才能做出最有效的辦公環境規劃。

 

▲2015年華與華辦公桌

 

▲2015年辦公桌矮邊柜內部展示

 

華與華改善辦公環境的第一步就是打通辦公桌之間的隔板,撤除每個人的矮柜,統一擺放需要的公用物品,讓不必要的私人物品不出現在辦公桌上。

 

只有管理得越少,才能管理得越好。如果辦公桌處于凌亂狀態,沒有一處留白,當你坐下的那一刻,人就容易處于茫然的狀態,大腦中思緒是千頭萬緒,那么人進入工作狀態也會很緩慢。

 

現物就是在現場的東西,我們要用兔子的眼睛觀察細節,統計現場物品,并列清單。在整理財務室辦公文具的時候,我們把所有物品分類擺放,我們發現同一種物品數量遠遠比我們想象要多的多。

 

物品一多,就無法做到可視化,更談不上管理。一個人的精力畢竟是有限的,物品太多,自然很難做到對每一件都了如指掌。

 

 

我們在進行了物品的使用頻率及使用數量的觀測后,確定了每件物品所需的最大量和最小量,并貼標簽,當低于最小量時安排采購,大于最大量的時候就要清理,這樣既排除了采購的浪費又加快了拿取速度。

 

如此一來我們才能做到一目了然,排除了詢問、翻找的時間浪費,能夠迅速找到需要的物品。

 

接著,把確定需要的物品用一些方法、工具收納起來,放在空間的固定位置,以便下次要使用時第一時間拿取。

 

我們把物品分成3大類:


第一類:常用的文具,如:筆,尺,橡皮,膠水,紙巾等。

 

第二類:共用物品,如:員工費用報銷單據,打印機等。

 

第三類:備用物品,常用物品的后續儲備,可能一個月,一個季度,一年替換一次。

 

對于第一類物品,我們要求做到工具手頭化,這就是TPS中的JIT(JUST IN TIME) 演化過來的。從原來需要離開座位,走到辦公文具柜前拿取物品,演變到現在利用收納盒工具擺放常用物品。

 

▲收納盒

 

收納盒中擺放著常用物品,并放置于4人辦公座位的中間,我們不需要離開座位,伸手就能拿到文具。這樣大大縮短了我們物品拿取動線,減少時間的浪費。

 

第二類物品我們考慮利用立體空間。在一目了然的情況下,通過特有的工具使空間得到最大的效用,而不是平面上的擺放疊壓或堆積。

 

▲分層文件架既清晰又在空間上延伸

 

▲改善前

 

通過紅牌大作戰的方式,找出問題點,進行改善。

 

▲改善后(合理應用立體空間)

 

第三類物品我們可以根據物品消耗的時間決定儲存量,也設置了最大量和最少量,避免出現物品短缺。

 

10秒找到辦公用品這個目標比較容易實現,那10秒找到合同、文件或財務資料,我們又是怎么實現的呢?

 

我們在網上搜遍了各種文件盒,文件夾,文件冊。如下圖:

 

A 塑料文件盒

B 塑料打孔文件夾

C 會議文件夾

D 插袋文件冊

 

A類:塑料文件夾,存放時序性文件,如銀行對賬單,按年量存放,一年一盒,盒內文件從1月-12月順序擺放。

 

B 類:塑料打孔文件夾,需要在文件上打孔存放。因為需破壞文件的完整性,不易于查找,所以我們很少使用,對此款做淘汰處理。

 

C 類:會議文件夾,可用于單個項目文件,會議資料存放以及周轉文件夾功能。當日接收文件,由于各種情況可能我們無法立刻歸檔,可以臨時先存在這類文件夾內。等到下班前,確認無其他部門再送交合同后,再做歸檔處理。

 

D類:插袋文件冊,特別適合存放合同,證件類型的文件,我們也是大量的采用了這類文件夾。

 

 

前期文件大量整理還是十分累人,你可以想象把10多年的合同全部攤開的盛況。桌子上,地上鋪滿了各類文件,分類整理,按照合同年份日期排列。

 

▲插袋文件冊內部圖片

 

插袋文件冊內部第一頁留空,用于文件總目錄。第二頁開始用指示標貼進行序號排列粘貼。我們針對每個文件盒制作目錄,把文件按須插入。

 

▲文件盒側面貼上文件名和編號

 

我們改善前有的文件查找需花費20分鐘或者更久時間,改善后我們只需10秒就能查閱。排除了時間的浪費,大大提高了工作效率。即使有外部人員來,或者部門員工變動都可以快速的10秒找到需要的文件。

 

現場就是正在現場發生的事情,用樹的“眼睛”,觀察記錄事實。

 

財務室區域劃為二塊,外部辦公區域和內部資料室——俗稱“庫房”。資料室擺放了會計憑證,公司歷年的獎杯證書、酒、電子設備等公共資產。

 

基于對現場庫房的活動觀察,我們得出以下2個經驗。

 

經驗一:2年以上的財務會計憑證,我們采用塑料收納箱收納存放,并貼上年份、數量標識標簽。2年之內的財務會計憑證采用可視化的方式敞開擺放,也會做標識標簽,易于查找翻閱。

 

 

經驗二:改變原先存放物品的工作理念——只存放,不登記記錄。現在存放物品,如:酒采用進銷存的方式,統計入庫數量,領用數量,結余數量。

 

 

前期整理時充分思考,規劃,整理,把所有的物品都細化細分,清楚標識,建立整理基準,加上日日不斷地堅持——每天下班前5分鐘整理自己的工位,像僧人清掃寺院一樣,每周一開展清掃行動,并參照自檢表對物品進行點檢,讓物品持續保持最整潔的狀態,延長使用壽命。

 

▲整理自檢表

 

就這樣,我們已經打造了目前這樣干凈整潔、高效的辦公環境。5S也慢慢成為了華與華人的基本素養,我們帶著這份素養投入到業務工作中,提升我們發現問題和解決問的能力、對事物的判斷能力,降低了工作成本,提高了工作效率。大道至簡,業務效率的提升和你整理辦公室的道理是一樣的。

 

如果你陷入在花費大量時間翻找資料的困境里,那趕快照著我們的方法行動起來,改善你的財務室,排除廢動作、提高時間利用效率!

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